Nella gestione di un’azienda organizzare tutti i dati legati al bilancio, i libri contabili, le pratiche e le ricevute rappresenta una buona parte dell’investimento di base. Portare avanti tutte le procedure aperte e archiviare tutte i procedimenti già evasi richiede una serie di risorse imponenti dal punto di vista della forza lavoro che degli strumenti usati. Un mare di carte che passano di scrivania in scrivania, fino a finire in migliaia di faldoni che occupano intere stanze, uno spazio infinito di cartelle che richiede ore per portare a termine una ricerca per trovare un documento. E pensare che la maggior parte dei documenti cartacei riposti negli uffici è stato generato da un computer e poi stampato per essere archiviato.

Cosa succederebbe se tutti quei dati rimasse all’interno di un hard disk del vostro computer invece di finire su pagine e pagine di carta inutile e contribuire alla distruzione delle grandi riserve di ossigeno dei polmoni della terra? Se potessimo garantire che quei documenti non sono stati manipolati per risultare in ordine con il fisco o con la legge, non sarebbe tutto più facile?

Le aziende ormai possono decidere di stare al passo dei tempi per evitare la gestione totalmente cartacea della documentazione, anche per quella che si considera di valore fiscale. Si chiama conservazione sostitutiva ed è una procedura informatica, riconosciuta dalla legge, che permette di rendere legalmente valido un documento digitale, sia per quanto riguarda l’obbligo della fatturazione elettronica che per la firma digitale. In questo modo l’archiviazione digitale non diventa solo un modo per tenere in ordine la lavorazione e per fare il backup del lavoro aziendale ma un modo di sostituire di superare l’organizzazione tradizionale basata sulla carta con una più orientata al futuro e che rappresenta anche un passo in avanti per il rispetto dell’ambiente.