Basta farsi un giro su internet per accorgersi che sempre più frequentemente ci si imbatti in corsi come: “corso firma digitale” e “corso conservazione sostitutiva”. Serve dunque capire innanzitutto cosa si intende per firma digitale e conservazione sostitutiva. La firma digitale equivale alla firma autografa e ne ha lo stesso valore legale, garantendo la massima sicurezza e l’integrità del documento elettronico e il non ripudio dello stesso. Con la firma digitale il destinatario del documento può verificare la validità e l’identità del mittente e non può tantomeno modificare il documento firmato da un’altra persona. Il mittente del documento invece non può ripudiare in questo modo un documento da lui firmato. Ciò è reso possibile dalla crittografia asimmetrica, un sistema che viene utilizzato per la realizzazione e il controllo della firma elettronica.

Il sistema si basa sull’utilizzo di una chiave crittologica che permette di decifrare il contenuto di un messaggio reso incomprensibile. Solitamente nei sistemi crittografici a chiave asimmetrica, ogni utente è in possesso di due chiavi, caratterizzati da specifici algoritmi, di cui una è la chiave privata e segreta, che interpreta i messaggi che gli vengono inviati e consente di poter firmare i documenti da inviare. La seconda chiave è la cosiddetta chiave pubblica che viene utilizzata da più utenti per identificare la firma e per decifrare i messaggi. Per quanto riguarda la conservazione sostitutiva invece, questa è un metodo che dà l’opportunità di archiviare grandi quantità di documenti in forma digitale, sempre garantendone la loro validità legale. Uno degli effetti principali è la forte riduzione dei documenti cartacei, sostituiti in tutto e per tutto da quelli elettronici.