In Italia è in atto un processo di implementazione di processi archiviazione digitale dei documenti. Questo processo è conosciuto come conservazione sostitutiva: Eseguire la dematerializzazione dei documenti di un’azienda o di una pubblica amministrazione è importante però soltanto nel caso si possa mantenere il loro valore legale e fiscale.

Sono diversi gli aspetti che vengono integrati in questo processo di trasformazione. La firma digitale, per rilasciare circolari o ratificare accordi, la posta elettronica certificata, per sostituire una raccomandata con una comunicazione virtuale di uguale valore, e l’obbligo di fatturazione elettronica, che permetterebbe un risparmio ingente non soltanto dal punto di vista dei costi e dello spazio ma anche per quanto riguarda l’inquinamento.

La scuola pubblica sta per esempio adeguandosi alle misure digitali per la gestione documentale. Sul portale Scuola Mia” del ministero della Pubblica Istruzione possono già essere utilizzati alcuni servizi. Quasi 2400 scuole già utilizzano il portale per mettere a disposizione certificati, comunicazioni, riassunti delle assenze e prenotazioni colloqui ai genitori. Altre novità prevedono la possibilità di avvertire tramite un messaggio SMS o una mail certificata i supplenti scelti. Ogni professore avrà il suo indirizzo e-mail per essere contattato dagli studenti e dai genitori, mentre il responsabile dell’istituto avrà a disposizione un meccanismo di firma digitale per effettuare comunicazioni ufficiali passando soltanto per l’uso del computer.