Organizzare eventi senza fare errori non è un compito alla portata di tutti sia che si tratti di grandi feste o ricevimenti sia che si tratti anche di una cena o una festa privata tra amici.
Per questo motivo la maggioranza delle persone preferiscono affidare il compito di come organizzare eventi ad un catering Firenze o di altro luogo che si occupi di organizzare l’evento in modo professionale, una scelta particolarmente gradita da molte persone.
Con la crescita esponenziale degli eventi, che si tratti di compleanni, matrimoni o una qualunque altra occasione per ritrovarsi con amici o parenti, si è venuta a creare una necessità sempre più frequente di organizzare buffet o un pranzo completo.
La necessità di come organizzare eventi piccoli e grandi ha creato le condizioni di mercato per la diffusione crescente dei servizi di catering, un trend alimentato anche da una nuova tendenza che vede ricorrere sempre di più all’utilizzo di ambienti privati per organizzare anche semplici cene tra amici e parenti al posto dei classici luoghi di ristorazione pubblici.
Scegliere di fare da soli o affidarsi a professionisti ?
Quando si tratta di organizzare pranzi o buffet per eventi privati non sempre si fa ricorso a professionisti, in alcuni casi sono gli stessi promotori a farsi carico dell’organizzazione di preparare e cucinare il cibo e le bevande da offrire agli invitati.
Questo accade in special modo quando si ha la possibilità di poter fare affidamento su parenti ed amici che sono in grado sia di cucinare e preparare il cibo sia di allestire la location ed il servizio del cibo.
Questi sono comunque compiti impegnativi che devono essere affrontati con competenza ed impegno per evitare di creare momenti di imbarazzo o disagio sia agli organizzatori che agli invitati.
Come organizzare un evento senza commettere errori
La cosa principale è quella di definire quale obiettivo si vuole raggiungere intendendo se si deve preparare un pranzo completo o un più semplice ed economico rinfresco.
Una volta stabilito questo un altro aspetto importante è quello di scegliere un luogo adeguato per accogliere gli invitati e dare loro il massimo comfort.
Numero degli invitati
Un punto cruciale dal quale verrà determinata sia la mole di lavoro sia il budget economico necessario per coprire le spese è il numero degli invitati.
Nonostante questo possa sembrare banale è necessario fare tutto i possibile per ottenere il numero più preciso possibile delle persone che parteciperanno.
Per questo motivo è opportuno inviare la comunicazione con un anticipo sufficiente ad avere le conferme di partecipazione prima di acquistare le quantità di cibo necessarie, evitando eccessi che porterebbero ad uno spreco di cibo e di soldi.
Suddivisione dei compiti
Una volta avuto il numero degli invitati si dovranno calcolare i tempi giusti per iniziare la preparazione sia del cibo che del luogo in cui si terrà l’evento.
Perché questo possa svolgersi con la massima efficienza è necessario suddividere i carichi di lavoro tra chi dovrà preparare e cucinare e tra chi dovrà allestire la location.
Tutto dovrà essere calcolato nei tempi giusti e per questo l’affiatamento e la collaborazione tra le persone che devono organizzare deve essere massimo per evitare di commettere errori o realizzare due volte lo stesso lavoro